Бухгалтерский аутсорсинг или «Помощь одной женщины»?

Аутсорсинг - передача на договорной основе на длительное время непрофильных функций организации, которые могут осуществляться самостоятельными силами, внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением.

Аутсорсинг в бухгалтерском учете - ведение бухгалтерского и налогового учета, а также представление отчетности в налоговые органы и во внебюджетные фонды (пенсионный фонд, фонд социального страхования). Благодаря аутсорсингу компания-клиент может минимизировать налоговые риски, избежать зависимости от персонала и снизить временные затраты на управление бухгалтерией.  Малый и средний бизнес активно пользуется услугами аутсорсеров, потому что возрастающая на потребительском рынке товаров, работ и услуг конкуренция требует от бизнеса роста эффективности производства и сокращение издержек.

При выборе аудиторской компании компания-клиент в первую очередь ориентируется на стоимость. В настоящее время произошло существенное снижение стоимости данных услуг. В период подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности в Интернете появляются сомнительные предложения от бухгалтерских компаний, а сейчас и от бухгалтеров, которые недавно были уволены или попали под сокращение.

Увольняют, как правило, далеко не лучшие кадры. Потребителями услуг таких специалистов являются небольшие заказчики, стремящиеся прежде всего сэкономить. Дешевые предложения порядка 1000-3000 рублей за квартал исходят, по моему мнению, от непрофессионалов и начинающих специалистов, чей основной инструмент в конкурентной борьбе — демпинг.

Потребители услуг, столкнувшись с неопытностью, отсутствием должной квалификации и профессиональных навыков таких специалистов формируют для себя крайне негативное представление об аутсорсинге в целом. Но аудиторские компании с лицензией  дорожат своей репутацией и стремятся выполнить работу на высоком уровне.

Профессиональная ответственность сотрудников аудиторской компании страхуется,  в дополнение к обязанности страховать ответственность по обязательному аудиту (ст.13 Федерального закона от 07.08.2001г. №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»), а под качеством оказанных услуг понимается своевременная и достоверная бухгалтерская и налоговая отчетность компании-клиента, которая сдана в налоговые органы.

Компания-клиент должна для себя принять управленческое решение– передавать ли бухгалтерию на аутсорсинг аудиторской компании либо создавать свою централизованную бухгалтерию. Использование вместо собственного штата финансовой службы услуг аудиторской компании, не противоречит нормам бухгалтерского законодательства (подпункт «в» статьи 6 Федерального закона  от 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В случае передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг аудиторской компании необходимо заключить договор на оказание услуг. Отношения между сторонами регулируются в рамках договора возмездного оказания услуг в соответствии с главой 39 ГК РФ.

Обращаем внимание, что компания-клиент, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, должна обязательно зафиксировать этот факт в приказе по учетной политике.

В договоре необходимо четко определить предмет, т.е. какие конкретно услуги компания-клиент хочет получить – полное ведение бухгалтерского учета или только расчет заработной платы, выписка счетов и другое. Иными словами, аудиторская компания может полностью выполнять все функции  бухгалтерии предприятия  вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам.

Обычно в состав бухгалтерского аутсорсинга входит:

• оформление первичной документации
• текущее ведение бухгалтерского учета по всем регистрам учета
• составление и сдача отчетов в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистического учета
• защита интересов предприятия в налоговых органах, внебюджетных фондах и органах статистического учета
• консультации по вопросам бухгалтерского учета

При заключении договора советуем не забывать прописывать условие об ответственности за нарушение конфиденциальности.

Важное значение имеет указание в договоре информации о документообороте: какие документы будет получать аудиторская компания, а также сроки их предоставления. Конечно, передавать документы ежедневно, особенно если компания-клиент находится в другом городе, не целесообразно. В большинстве случаев каждый день передают только копии документов либо по факсу, либо по электронной почте, а в конце месяца доставляют оригиналы первичных бухгалтерских документов. Также передача данных возможна с помощью синхронизации данных через систему двухсторонней репликации, т.е. выгрузки базы данных 1С.

Необходимо также продумать общение по построению отношений аудиторской компании и компании-клиента. И лучше всего это зафиксировать в договоре, т.е. указать в договоре контактные данные должностных лиц как со стороны аудиторской компании, так и со стороны компании-клиента, а также четко разграничить их ответственность за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

Не стоит забывать и об отчете аудиторской компании о проделанной работе. Обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг можно предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях аудиторской компании, и компания-клиент сможет проконтролировать выполнение всех действий.

Особо следует обратить внимание на ответственность аудиторской компании за ненадлежащее качество оказываемых услуг, а также об обязанности возмещения ущерба из-за ненадлежащего качества выполненной работы. Поэтому рекомендуем компании такое условие предусмотреть в договоре, для того, чтобы полностью избавиться от рисков бухгалтерских ошибок или минимизировать потери. Например, включить в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов, компенсируются аудиторской компанией, а компания-клиент при этом имеет возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет аудиторской компании.

Проанализировав деятельность аудиторской компании по предоставлению бухгалтерского аутсорсинга, можно выделить следующие преимущества данной услуги:

1. Пользуясь услугами аудиторской компании, клиент снижает затраты по оплате труда бухгалтерии, поскольку оплата труда высококвалифицированного штатного бухгалтера высока.
2. Снижаются затраты времени менеджмента на управление бухгалтерской службой.
3. Аудиторская компания оказывает услуги с помощью высококвалифицированных специалистов по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у клиента снижается риск неправильности отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете и, как следствие, искажения отчетности.
4. При использовании аутсорсинга клиенту не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение, повышать квалификацию работников финансовой службы.

В заключение отмечу, что в налоговом учете затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые аудиторской компанией, у клиента относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 36 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Такие расходы должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ, то есть должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода. Сумма НДС подлежит вычету на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ при наличии счета-фактуры, и после принятия к учету оказанных услуг.

В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторской компанией признаются в качестве, например, управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (пункт 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н (далее - ПБУ 10/99)). Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором (без учета суммы НДС), в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (пункты 6, 18 ПБУ 10/99). М. Лебедева, независимый консультант

Источник: © Деловой мир