Работа с первичной документацией - важное мероприятие для правильного управленческого, налогового и бухгалтерского учета
Обработку первичной документации, в основном это входящие документы - накладные, счета, счета-фактуры и пр., можно поручить удаленному бухгалтеру.
В чем выгода?
Обработка "первички" - процесс, требующий внимательности и терпения. Работа эта, тем не менее, является низкоквалифицированной и низкооплачиваемой. Найти сотрудника на такую работу и удержать его бывает проблематично. А если есть сезонность - сегодня густо, завтра пусто - сотрудник может сбежать от перегруженности за небольшие деньги, или в "низкий сезон" вам не захочется платить за перекуры и распитие чая под аккомпанемент сплетен с подружками. Поручите эту работу аутсорсинговой компании. Выгоды очевидны:
- Стоимость услуг по обработке первички рассчитывается с помощью программного комплекса - точность построчная. Никаких переплат, перекуров, больничных и отпусков.
- Мотивация аутсорсинговой компании прямо противоположна мотивации штатного неквалифицированного сотрудника - произвести максимальное количество работы в единицу времени. Качество услуги - определяющий фактор, т.к. мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.
- Вы можете отправлять первичку на оформление прямо с объекта, просто фотографируя документ и скидывая бухгалтеру в мессенджер. Оригиналы можно передать позже с курьером.
Процесс обработки первичной документации в аутсорсинге
- Все входящие документы вы сканируете или делаете фото на смартфон приемлемого качества и отправляете почтой, через любой мессенджер (viber, whatsapp, telegram etc.) вашему бухгалтеру
- Ваш бухгалтер заносит все данные из документа в нужную программу (1С, складская программа и т.д.)
- Файл хранится на сервере, доступ к нему имеете вы и ваш бухгалтер
- Оригиналы документов, если в договоре обозначен, как место хранения, наш офис, раз в месяц забирает курьер и привозит к нам
- Ваш бухгалтер тщательно сортирует и, если нужно, подшивает документы в соотвествующие папки
- Папки с документами отправляются в архив
Как видите, все предельно просто! Никуда не нужно ехать. Документы при наличии камеры смартфона можно отправлять из любого места на земле - убедитесь перед отправкой, что все данные в документе читабельны.
P.S. Обратите внимание, что таким образом ваше предприятие защищено от внеплановых проверок различных органов с выемкой документов, которые сильно усложняют жизнь менеджерам и могут парализовать работу предприятия!