Работа с первичной документацией

Обработку первичной документации, в основном это входящие документы - накладные, счета, счета-фактуры и пр., можно поручить удаленному бухгалтеру.

В чем выгода?

Обработка "первички" - процесс, требующий внимательности и терпения. Работа эта, тем не менее, является низкоквалифицированной и низкооплачиваемой. Найти сотрудника на такую работу и удержать его бывает проблематично. А если есть сезонность - сегодня густо, завтра пусто - сотрудник может сбежать от перегруженности за небольшие деньги, или в "низкий сезон" вам не захочется платить за перекуры и распитие чая под аккомпанемент сплетен с подружками. Поручите эту работу аутсорсинговой компании. Выгоды очевидны:

  1. Стоимость услуг по обработке первички рассчитывается с помощью программного комплекса - точность построчная. Никаких переплат, перекуров, больничных и отпусков.
  2. Мотивация аутсорсинговой компании прямо противоположна мотивации штатного неквалифицированного сотрудника - произвести максимальное количество работы в единицу времени. Качество услуги - определяющий фактор, т.к. мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве.
  3. Вы можете отправлять первичку на оформление прямо с объекта, просто фотографируя документ и скидывая бухгалтеру в мессенджер. Оригиналы можно передать позже с курьером.

Процесс обработки первичной документации в аутсорсинге

  1. Все входящие документы вы сканируете или делаете фото на смартфон приемлемого качества и отправляете почтой, через любой мессенджер (viber, whatsapp, telegram etc.) вашему бухгалтеру
  2. Ваш бухгалтер заносит все данные из документа в нужную программу (1С, складская программа и т.д.)
  3. Файл хранится на сервере, доступ к нему имеете вы и ваш бухгалтер
  4. Оригиналы документов, если в договоре обозначен, как место хранения, наш офис, раз в месяц забирает курьер и привозит к нам
  5. Ваш бухгалтер тщательно сортирует и, если нужно, подшивает документы в соотвествующие папки
  6. Папки с документами отправляются в архив

Как видите, все предельно просто! Никуда не нужно ехать. Документы при наличии камеры смартфона можно отправлять из любого места на земле - убедитесь перед отправкой, что все данные в документе читабельны. 

P.S. Обратите внимание, что таким образом ваше предприятие защищено от внеплановых проверок различных органов с выемкой документов, которые сильно усложняют жизнь менеджерам и могут парализовать работу предприятия!

Есть вопросы? Задайте их сейчас!